Inhalt ------ 1. Fokusgruppenplan 2. Zeitaufteilung Fokusgruppe 3. Einleitungsrede mit Diskussionsstart 4. Abschlussrede Mit den Fragebögen wurden die Teilnehmer über die Altsysteme befragt. Diese Altsysteme sollen sie in der Fokusgruppe vergessen und sich gemeinsam ausdenken, was das neue System tun sollte. Das neue System nenne ich im folgenden "elektronisches Vorlesungsverzeichnis", kurz "eVV". Die Zusammensetzung der Fokusgruppe ist sehr heterogen. Das liegt daran, dass viele Personen auf dem Weg von der zentralen Planung bis zum einzelnen Mitarbeiter an der Erstellung und Verteilung der Informationen beteiligt sind. All diese Personen haben aber ähnliche Aufgaben und ihre Aufgaben ändern sich durch Einführung der Software. Dokumente, die einige Personen bislang noch für andere Personen der Kette erstellen mussten, werden nicht mehr benötigt. Um dies festzustellen und abzustimmen treffen sich alle beteiligten Funktionenträger in einer gemeinsamen Gruppe. Der Verlauf der Fokusgruppe orientiert sich an dem Prinzip, Ideen zunächst zu generieren und sie dann zu bewerten. Die Funktionalität des Systems soll "positiv abgegrenzt" werden, indem die Teilnehmer im Brainstorming alle möglichen Aufgaben nennen. Aufgaben sind auch solche, die das eVV nicht alleine lösen kann, aber bei denen es hilft. (Zum Beispiel die Einplanung von Tutoren oder das Verlegen einer Veranstaltung.) Die Aufgaben sollen sich eher an den allgemeinen Aufgaben der Personen orientieren, als speziell am eVV. Es sollen zunächst ganz allgemeine Aufgaben genannt werden. Um die Teilaufgaben zu generieren wollen wir Arbeit in Paaren verwenden. Dadurch können die Personen mit gleicher Arbeitsaufgabe zusammen- arbeiten und wir erhalten "homogene" Kleingruppen. Die Teilnehmer sollen dabei die Teilaufgaben auf Notiz-Karten schreiben. Während sie das tun, pinnen wir die Aufgaben an die Wand. Nach der Gruppenarbeit pinnen wir die Teilaufgaben hierarchisch darunter. Fragen, um auf konkrete Teil-Aufgaben zu kommen: - Welche Fragen würden Sie dem eVV stellen, um Ihre Aufgabe zu lösen? - Welche Dokumente müssen Sie erstellen? Danach darf jeder Teilnehmer, drei Aufgaben auswählen, die für ihn am wichtigsten sind, und mit einem Plus markieren; und die drei nächst- wichtigsten mit einem dicken Punkt. Man soll die Markierungen nicht den Teilnehmern zuordnen können. Im Zweiten Teil der FG sollen die 4 Teilaufgaben mit den meisten Punkten beispielhaft näher beleuchtet werden. Wir konzentrieren uns dabei auf die _Ausgaben_des_Systems_. Von jenen ist festzuhalten: - welche Informationen enthalten sind, also - welche Veranstaltungen und -> Inhalt - welche Infos zu den Veranstaltungen -> Inhalt/Darstellung - wie die Informationen dargestellt werden - Sortierung, Gruppierung, Anordnung -> Darstellung - Format der Stunden- und Raum-Pläne -> Darstellung Hier ist darauf zu achten, wo die Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Ausgaben für verschiedene Aufgaben sind. Bei Gemeinsamkeiten sollte man sich fragen, ob sie für alle Ausgaben (auch die von nicht- betrachteten Aufgaben) gleich sind. Bei Unterschieden ist herauszuarbeiten, wann genau welche Variante gewählt werden soll. Zusammenfassender Zeitplan -------------------------- Start Dauer Was 9:30 0:05 Einleitung 9:35 0:15 grobe Aufgaben generieren 9:50 0:10 Teilaufgaben generieren (Kleingruppen) 10:00 0:10 Teilaufgaben bewerten (Punkte an der Pinnwand) 10:05 0:05 5 Minuten Pause 10:15 0:40 System-Ausgaben beschreiben - 10 Minuten für je 4 Bsp-Dokumente - Inhalt: Welche Veranstaltungen - Form 10:55 0:05 Abschluss (Termine für Eval machen!) benötigte Ausstattung: - Namensschilder - dieser Plan, eine Uhr, Notiz-Zettel und Kuli - Notiz-Karten und Schreibgeräte für die Teilnehmer - Kamera und Video-Bänder Eröffnungsrede -------------- (ich und das Projekt) Hallo, ich freue mich, dass Sie alle hier sind und bedanke mich, dass sie Zeit für mein Projekt haben. Ich bin Student der Informatik, am Ende des vorletzten Studienjahres. Das Projekt mache ich einerseits für mein Studium - als solches wird es von Herrn Kunert betreut - und andererseits werde ich die Ergebnisse dem Dezernat für Planung zukommen lassen und dort auch daran mitarbeiten, das zu verwirklichen, was wir uns Heute ausdenken. In der heutigen Fokusgruppe geht es darum, Ideen für das neue "elektronische Vorlesungsverzeichnis" zu sammeln. Das eVV wird eine Webseite, die alle Raumbelegungen und damit auch alle Veranstaltungen der TU Ilmenau enthält. Insbesondere enthält sie die Belegungen, wenn sie gerade geplant werden, und Mitarbeiten noch Einspruch einlegen können; es enthält die Belegung, wie sie im Semesterheft abgedruckt werden und automatisch die Änderungen, falls sich welche ergeben; und es enthält den Plan im laufenden Semester, evtl. mit zusätzlichen Veranstaltungen, die noch geplant wurden. Sie können sich Heute wünschen, wie diese Informationen zur Verfügung gestellt werden sollen. Dabei müssen wir uns keine Gedanken machen, ob das was wir uns wünschen auch realisierbar ist. Bevor das eVV programmiert wird, werde ich Entwürfe für die Webseiten erstellen und diese nochmal von Ihnen bewerten lassen. Mehr dazu sage ich am Ende unseres Treffens. Wie viel von unseren Ideen letztendlich verwirklicht wird, kann ich nicht versprechen - der Stundenplanserver wird aber deutlich besser werden, als er jetzt ist. Und wenn er fertig ist, werden wir (hoffentlich noch vor Beginn des neuen Semesters) einen großen Abschlusstest machen, um zu sehen, ob die Arbeit gelang. (Gruppen-Regeln) Ich habe Sie für die Fokusgruppe ausgesucht, weil Sie alle mit den Stundenplänen arbeiten. Jeder von Ihnen hat seine eigene Arbeit zu erledigen und demzufolge seine eigenen Interessen an der Software. In dieser Gruppe wollen wir einen günstigen Gesamtablauf für die Arbeit finden. Dazu werden Sie alle etwas über die Arbeit (und die Schwierigkeiten) der anderen Teilnehmer lernen. Es ist also wichtig, dass Sie immer zuhören, auch wenn das aktuelle Thema Sie nicht direkt betrifft. Damit wir immer alles verstehen, was gesagt wird, soll auch immer nur einer gleichzeitig sprechen. Bitte führen Sie keine Seitengespräche mit Ihrem Nachbarn; wir wollen alle auf einen gemeinsamen Stand kommen, also können Sie alles zur Gruppe sagen. Im Gegenzug verspreche ich, als Moderator dafür zu sorgen, dass auch jeder mal zu Wort kommt. Wenn sie etwas nicht verstehen, können sie natürlich jederzeit nachfragen. Am besten, Sie heben die Hand, um den Sprecher auf Ihre Frage hinzuweisen. Bitte sagen Sie immer Ihre Meinung, auch wenn andere schon das Gegenteil gesagt haben. Die Erfahrungen und Anforderungen sind natürlich von Person zu Person verschieden und wir brauchen sie alle, um eine gute Software zu bauen. Wir nehmen die Diskussion auf Video auf, damit ich mir in Ruhe aufschreiben kann, was alles gesagt wurde. In meinem Bericht werden Ihre Namen nicht mehr mit dem Gesagten verknüpft sein. Die Video-Bänder werden übeschrieben. Der Datenschutz bleibt vollständig gewahrt. (Vorstellung) Damit wir uns alle mit Namen ansprechen können, haben wir schon Namensschilder gedruckt. Auf den Schildern steht nicht die Funktionsbezeichnung, deswegen möchte ich sie zu anfangs bitten, diese mal zu nennen. Sagen Sie einfach noch mal Ihren Namen, die Abteilung oder Ihren Chef, und damit wir es uns schön vorstellen können, den Ort auf dem Campus, wo Sie arbeiten. Hier können wir alle schonmal das Zuhören üben ;-) Zum Beispiel für mich: Ich bin Robert Will, ich arbeite einerseits für das Dezernat für Planung mit dem Chef und Dezernenten Edgar Schöne und andererseits für das Fachgebiet Medienproduktion mit der Professorin Heidi Krömker. Mein Büro ist in meiner Wohnung im Block N. Als nächste vielleicht Frau Röseler... (Start) Okay. Nun stellen wir uns vor, das elektronische Vorlesungs- verzeichnis wäre fertig und macht alles, was Sie wünschen. Wir wollen uns in der ersten Hälfte des Treffens damit beschäftigen, was der Computer alles für uns machen soll und in der zweiten Hälfte beschreiben, wie die Ergebnisse aussehen sollen. Abschlussrede ------------- Ich bedanke mich herzlich für Ihre Teilnahme. Für mich hat sich das Treffen doppelt gelohnt: 1. für mein Studium habe ich gelernt, wie man sowas macht und 2. habe ich viel über Ihre Arbeit und Ihre Anforderungen an das eVV gelernt. Ich hoffe, für Sie war es ähnlich und sie haben nicht nur etwas über die Arbeit der anderen gelernt, sondern auch dazu beigetragen, dass Ihre Arbeit zukünftig leichter wird, wenn wir die Software erstmal erstellt haben. Ich werde aus den Ergebnissen dieses Treffens Vorschläge für Webseiten erstellen, die ich Ihnen dann einzeln vorführen möchte. Das wird entweder in der Woche vom 12. August passieren, oder - wenn ich es bis dahin nicht schaffe - in der Woche vom 19. August. Dazu möchte bitte jeder nochmal für eine Stunde hier ins Labor kommen. Bitte bleiben Sie jetzt noch kurz hier, um mir schonmal zu sagen, wann Sie dafür Zeit haben. Haben Sie jetzt noch Fragen? So - damit sind wir fertig. Sie können jetzt auch Kritik an diesem Treffen und an meiner Moderation loswerden - entweder jetzt oder Sie sagen es mir nachher persönlich. (..) Okay, danke nochmal für Ihre Aufmerksamkeit - und ich nehme jetzt die Terminvorschläge auf.